Tietosuojaseloste

Päivitetty 18.2.2019

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §25.4.2018

1. Rekisterien pitäjä

FinFami – Kanta-Hämeen mielenterveysomaiset ry, Suomen Kasarmi, rakennus 2, 1. kerros, huone 117, 13100 Hämeenlinna

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

FinFami – Kanta-Hämeen mielenterveysomaiset ry, Heidi Kervinen, toiminnanjohtaja

Yhteyshenkilö:
Heidi Kervinen, toiminnanjohtaja, puh. 040 455 2161, sähköposti: [email protected]

3. Rekisterin nimi

FinFami – Kanta-Hämeen mielenterveysomaiset ry:n verkkopalveluiden rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin ja osarekisterin käyttötarkoitus

4.1 Asiakkaan tuki- ja neuvontapalveluiden varausten hallinta ja toteuttaminen.

4.2 Tapahtumien ilmoittautumisten hallinta.

4.3 Yhteydenottojen hallinta

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, erityisruokavaliot ja muut yksittäisen tapahtuman järjestämiseksi tarpeelliset tiedot.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:
Rekisterin tiedot ovat salassapidettäviä.

Lait:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §25.4.2018

Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin:
Ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaalta itseltään saadut tiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

7.1 Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää FinFami Kanta-Hämeen mielenterveysomaiset ry. Tuki- ja neuvontapalvelun verkkoajanvarauksessa muodostuva rekisteri on tuen ja neuvonnan henkilökunnan yhteinen. Tapaamisista ei muodostu muita tietoja. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai asiakkaan luvalla. Tietoja käsitellään vain asiakassuhteeseen liittyvinä. Tietoja ei luovuteta muiden käyttöön. Käynneistä ja niistä muodostuneista palautteista raportoidaan rahoittajalle vain tarpeelliset tiedot (mm. ikäryhmä, sukupuoli), ilman että yksittäistä käyttäjää voidaan tunnistaa.

7.2 Henkilötiedot tallennetaan tapahtumien järjestämiseksi. Tiedot ovat vain tapahtumien järjestämistä varten hankittuja tietoja. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai asiakkaan luvalla. Tietoja raportoidaan rahoittajalle, josta ei yksittäistä tapahtumaan osallistujaa voida tunnistaa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Aineistot säilytetään lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain henkilökuntaan kuuluvilla.

Sähköisesti tallennetut tiedot
Aineistot säilytetään pilvipalvelussa, jota käytetään vain työntekijän henkilökohtaisella tietokoneella, tabletilla tai matkapuhelimella. Laite ja/tai tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Varmuuskopiot tallennetaan pilvipalveluun. Varmuuskopiot ja muut tiedot suojataan pilvipalvelussa siten, että ne salataan, kun niitä siirretään internetissä ja säilytetään palvelimella tallentamalla ne salattuun muotoon, sekä käyttämällä suojaustunnuksia todentamiseen. Toisin sanoen tietosi on suojattu luvattomalta käytöltä, kun niitä lähetetään laitteilta pilvipalveluun tai pilvipalvelusta laitteisiimme ja kun niitä säilytetään pilvipalvelussa. Pilvipalvelun salausavaimia ei milloinkaan luovuteta kolmansille osapuolille.

9. Tarkastusoikeus, oikeus tulla unohdetuksi ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Kaikkiin rekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§). Tietoihin on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö esitetään rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä rekisterin yhteyshenkilölle Heidi Kerviselle (yhteystiedot ylempänä), joka antaa tiedot tarkastettuaan asiakkaan henkilöllisyyden tai kysyjän lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilta saatavissa olevaa lomaketta.

Tapahtumatiedoista on mahdollista erillisestä pyynnöstä poistaa yksilöivät henkilötiedot, nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero. Lainsäädäntö tai maksamattomat tapahtumat saattavat joissain tapauksissa velvoittaa FinFami Kanta-Hämeen mielenterveysomaiset ry:tä säilyttämään osan asiakastiedoista anonymisointitoiveesta huolimatta.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään.

Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus: Korjausvaatimus esitetään rekisterin yhteyshenkilölle (yhteystiedot ylempänä)

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi
Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää FinFami Kanta-Hämeen mielenterveysomaiset ry. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain asiakassuhteeseenne liittyvinä. Asiakkaalla on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin hänestä itsestään tallennetut tiedot.

12. Tietojen säilytys

Asiakaskontakteissa kerättyjä tietoja, joita ovat verkkoajanvarauksessa muodostuneet yhteystiedot ja henkilökunnan tekemät muistiinpanot tapaamisista, hävitetään asiakaskontaktin päätyttyä, viimeistään aina kalenterivuoden lopulla. Varauksien määrät tilastoidaan vuosittain järjestelmään tallentuvien tunnisteettomien tapaamismäärien perusteella ja raportoidaan rahoittajalle, Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskukselle (STEA).

Tapahtumien osallistumistietoja säilytetään vain tarpeellinen aika. Tapahtumien ja osallistujien määrät tilastoidaan vuosittain järjestelmään tallentuvien tunnisteettomien tietojen perusteella ja raportoidaan rahoittajalle, Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskukselle (STEA).

Osarekisterit

Voit tarkastella osarekisterien tietosuojaselosteita (PDF) alta.

Tietoa evästeistä

Jotta tämä sivusto toimisi mahdollisimman hyvin, se tallentaa aika ajoin laitteellesi pieniä datatiedostoja, joita kutsutaan evästeiksi (cookies). Tämä on yleinen käytäntö useimmissa verkkosivustoissa.

Mitä ovat evästeet?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivusto tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, kun käyt sivustolla. Evästeet tallentavat tietoa laitteesi käytöstä ja käyttötavoista.

Miten evästeitä käytetään?

Tällä sivustolla käytetään Google-yhtiön Google Analytics -raportointipalvelua. Se käyttää evästeitä, jotka ovat käytännössä tietokoneelle sijoitettuja tekstitiedostoja. Niiden avulla saadaan tietoa siitä, miten sivustoa käytetään. Evästeen tuottamat tiedot (ml. IP-osoite) välitetään ja tallennetaan Googlen palvelimille. Tietojen avulla Google analysoi, miten käyttäjä sivustoa käyttää. Se laatii eri toiminnoista raportteja verkkosivuston operaattoreille ja tarjoaa myös muita sivuston toimintoihin ja internetin käyttöön liittyviä palveluja.

Google voi myös siirtää nämä tiedot ulkopuoliselle toimijalle, jos laki näin vaatii tai jos joku ulkopuolinen toimija käsittelee tietoja Googlen puolesta. Google ei yhdistä käyttäjän IP-osoitetta mihinkään muihin sen hallussa oleviin tietoihin.
Käyttäjä voi kieltäytyä evästeiden käytöstä tekemällä tätä koskevat valinnat omalla selaimellaan. Kannattaa kuitenkin ottaa huomioon, että tällöin kaikki verkkosivuston toiminnot eivät ole käytettävissä. Käyttäessään tätä verkkosivustoa käyttäjä suostuu siihen, että Google käsittelee hänen tietojaan edellä mainittuihin tarkoituksiin ja mainituilla tavoilla.

Kuinka voit hallita evästeitä?

Voit hallita ja/tai poistaa evästeitä vapaasti. Ohjeita löytyy osoitteesta AllAboutCookies.org. Voit poistaa kaikki tietokoneellasi olevat evästeet, ja useimmat selaimet voi asettaa torjumaan ne kokonaan. Muista kuitenkin, että jos torjut evästeet, joudut määrittämään tietyt asetukset aina uudestaan sivustolle palatessasi. Saattaa myös olla, että et voi käyttää joitakin sivustolla olevia palveluja ja toimintoja.